Kein Anruf geht mehr verloren.
Und das Team arbeitet in Ruhe.
Bei Trike-X-Press in Detmold nimmt seit dem 21. Juli 2026 die KI-Telefonassistentin Clara ab, wenn niemand Zeit hat. Sie erledigt Routinen selbst, stellt während der Ladenzeiten zum Team durch und legt alles andere sauber ins CRM.
- Betrieb
- Fachhändler für Liegeräder und Dreiräder für Erwachsene mit eigener Werkstatt
- Ort
- Detmold
- Im Einsatz
- seit 21. Juli 2026
- Angebunden
- CRM mit Kalender, Onlineshop
Vorher
Ausgangslage: Das Telefon unterbricht Verkauf und Werkstatt
Trike-X-Press ist Fachhändler für Liegeräder und Dreiräder für Erwachsene mit eigener Werkstatt. Viele Kunden haben eine körperliche Einschränkung. Die Beratung ist entsprechend intensiv, dazu kommen Probefahrten, Werkstatttermine und Fragen zur Lieferung. Ein kleines Team verkauft, berät und schraubt gleichzeitig.
Alles liegen lassen
Wer gerade ein Rad in der Hand hatte, musste für jeden Anruf alles liegen lassen.
Volle Mailbox
Was niemand annehmen konnte, landete auf dem Anrufbeantworter. Nachrichten blieben liegen oder wurden abgehakt, ohne dass sich jemand gekümmert hatte.
Erst suchen, dann zurückrufen
Viele Anrufer nannten ihren Namen nicht. Vor jedem Rückruf musste das Team erst die Telefonnummer im CRM suchen.
Die Lösung
Was die KI-Telefonassistentin Clara übernimmt
Clara nimmt alle Anrufe an, die das Team gerade nicht annehmen kann, auch abends und an Ruhetagen. Sie stellt sich offen als KI-Assistentin vor und spricht natürlich, mit einer angenehmen Stimme. Angebunden ist sie an das CRM mit Kalender und an den Onlineshop.
Bestandskunden erkennen
Clara erkennt Bestandskunden an der Telefonnummer und spricht sie mit Namen an.
Rückrufwünsche ins CRM
Name, Nummer und Anliegen in den Worten des Kunden. Wartet jemand schon länger, markiert sie den Rückruf für das Team als dringend.
Probefahrten im Kalender
Sie bucht, verschiebt und storniert Probefahrten direkt im Kalender. Der Kunde bekommt automatisch eine Bestätigungsmail.
Auskunft zum Liefertermin
Wer ein Rad bestellt hat, erfährt den Liefertermin direkt aus dem CRM.
Produktfragen beantworten
Fragen zu Sortiment und Modellen beantwortet sie aus einer Wissensdatenbank des Ladens.
Durchstellen zum Team
Will jemand während der Ladenzeiten einen Mitarbeiter sprechen, stellt sie durch und kündigt den Anrufer vorher mit Namen und Anliegen an. Ist niemand frei, nimmt sie den Rückruf auf.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Ein Anruf am Ruhetag: Probefahrt abgesagt in 57 Sekunden
Montag, 9 Uhr, der Laden hat Ruhetag. Eine Kundin ruft an, um ihre Probefahrt abzusagen. Früher wäre sie auf dem Anrufbeantworter gelandet, und jemand hätte am Dienstag zurückrufen müssen. Heute ist alles erledigt, bevor das Team überhaupt davon weiß.
- Montag, 9:00 Uhr · RuhetagClara nimmt ab und stellt sich als KI-Assistentin von Trike-X-Press vor.
- Kundin erkanntSie erkennt die Kundin an der Nummer und fragt kurz nach, ob sie mit ihr spricht.
- Termin gefundenSie findet die Probefahrt am Mittwoch im Kalender.
- Absage bestätigtSie lässt sich die Absage bestätigen und trägt den Termin aus.
- Nach 57 SekundenAlles erledigt. Niemand aus dem Team musste etwas tun.
Stimme des Kunden
Was der Inhaber über den KI-Telefonassistenten sagt
„Die gewonnene Zeit stecken wir lieber in eine halbe Stunde echte Beratung für ein neues Rad als in Terminverschiebungen.“
„Clara entlastet das Team spürbar. Man wird nicht mehr mitten in der Arbeit herausgerissen und muss nicht ständig ans Telefon. Dadurch passieren auch weniger Fehler.“
„Das Abgleichen der Anrufbeantworter-Nachrichten und das Heraussuchen, wer überhaupt angerufen hat, fallen weg. Das ist deutlich entspannter.“
„Wir reagieren schneller. Es gibt deutlich weniger Kunden, die sagen, wir würden nicht schnell genug zurückrufen.“
„Die Rückrufe gehen deutlich schneller und gezielter, weil wir schon wissen, worum es geht. Und der Kunde ist gleich zugeordnet, wir müssen nicht erst suchen.“
Datenschutz: Betrieb in der EU, keine Gesprächsaufzeichnung
- Die Telefon-KI läuft in der EU, der eigene Datendienst auf einem Server in Deutschland.
- Gespräche werden nicht aufgezeichnet.
- Clara fragt nur die Daten ab, die für das Anliegen nötig sind.
- Jeder Anrufer erfährt gleich zu Beginn, dass er mit einer KI spricht.
Lohnt sich das auch für Ihren Betrieb?
Führen Sie einen Fahrradladen mit Werkstatt? Dann rechnen Sie im Online-Check selbst nach, was ein Telefonassistent bei Ihnen bringt. Er rechnet mit Anrufdaten aus dem Betrieb von Trike-X-Press. Für andere Branchen gehen wir Ihre Zahlen gemeinsam durch.
Ihr Telefon soll Sie auch entlasten?
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir, welche Anrufe bei Ihnen liegen bleiben und was ein KI-Telefonagent davon übernehmen kann.
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